19 Ideen zur Optimierung Ihres Friseursalon-Kalenders im Jahr 2023

Die erfolgreiche Führung eines Friseursalons erfordert viel Zeit und Mühe und hängt in hohem Maße davon ab, wie gut Sie Ihren Salonkalender optimieren.

Die Zeitpläne mehrerer Stylisten mit unterschiedlichen Fähigkeiten unter einen Hut zu bringen und dafür zu sorgen, dass Ihr Buchungskalender keine Lücken aufweist, kann selbst für die besten Salonmanager eine Herausforderung sein. Ohne die richtigen Werkzeuge kann die Terminplanung in Ihrem Friseursalon schnell zum Albtraum werden.

Sehen wir uns einige Lösungen an, wie Sie den Kalender Ihres Salons effizient verwalten und mit weniger manueller Arbeit bessere Ergebnisse erzielen können.

19 Ideen zur Optimierung Ihres Salonkalenders

1. Wählen Sie Ihre Zeitfenster mit Bedacht

Friseursalons verkaufen eigentlich keine Haarschnitte, sondern Zeit!

Bevor Sie mit der Optimierung Ihres Salonkalenders beginnen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie in Ihrem Kalender einheitliche Zeitfenster für die Buchung Ihrer Dienstleistungen verwenden.

Wir empfehlen Ihnen, sich an feste 15-Minuten-Zeitfenster zu halten, also 15, 30, 45, 60, usw. Das wird Ihnen helfen, die unproduktiven Lücken in Ihrem Salonkalender, wie z.B. zufällige 10 oder 20 Minuten hier und da, zu reduzieren.

2. Verwenden Sie eine Terminplanungssoftware für Friseursalons

In Friseursalons ändern sich die Dinge schnell, und zur Unternehmensführung gehört es, immer zu wissen, was vor sich geht. Ja, Ihr Ziel ist es, Ihren Terminkalender voll zu halten, aber um das auf lange Sicht zu erreichen, müssen Sie Zeit haben, mit Ihren Mitarbeitern zu arbeiten, sich um Ihre Kunden zu kümmern und nach geschäftlichen Effizienzen zu suchen.

Sparen Sie sich etwas Stress und führen Sie ein wenig Automatisierung ein, indem Sie eine Friseurverwaltungssoftware einsetzen, die Ihnen hilft, Ihren Kalender zu optimieren.

Mit einer mobilen Friseur-App haben Sie jederzeit Zugriff auf Ihren Terminkalender, die Terminbuchungen Ihrer Kunden und können die Leistung Ihres Friseursalons überprüfen, wann immer Sie wollen und wo immer Sie sind.

Sie können sofort auf die Anforderungen Ihres Kalenders reagieren: Ändern Sie die Arbeitszeiten Ihres Personals, fügen Sie zusätzliche Kundentermine hinzu, reagieren Sie auf verspätete Stornierungen, gehen Sie proaktiv gegen Flauten vor. Keine Lücken mehr in Ihrem Kalender und keine verpassten Gelegenheiten.

Wenn Sie alle Informationen in einer einzigen App zusammenfassen, ist es auch einfacher, auf Probleme hinzuweisen und sie schnell zu beheben.

3. Online-Buchung Aktivieren

Zu viele Buchungsanfragen? Kennen wir das Nicht Alle?

Warum lassen Sie Ihre Kunden ihre Buchungsanfragen nicht selbst erledigen?

Bieten Sie kostenlose online-buchungen auf Ihrer Friseur-Website, in den sozialen Medien oder bei Google My Business an, die rund um die Uhr verfügbar sind. Wer liebt nicht die Freiheit, Termine zu buchen, wann er will, anstatt sich um seinen vollen Terminkalender zu kümmern?

Wenn Sie online buchen, haben Ihre Kunden mehr Zeit, ihre Verfügbarkeit zu prüfen und vermeiden so zukünftige Stornierungen und Terminverschiebungen. Sie können auch ein Formular für eine Vorbehandlung ausfüllen, wiederkehrende Termine buchen oder Gruppenbuchungen vornehmen.

Mit der online-buchung muss sich Ihr Team nicht mehr mit verpassten Anrufen herumärgern, sondern kann sich ganz auf die Kunden konzentrieren und seine Energie für den Service einsetzen, den es bietet. So kann auch Ihre Empfangsdame (falls Sie eine haben) andere Aufgaben wahrnehmen.

Mit den Funktionen zur Selbstbuchung, Terminverschiebung und Stornierung von online-buchungen können Sie viel Zeit und Ressourcen sparen.

4. Senden Sie Terminbestätigungen und Besuchserinnerungen

Verspätete Absagen und Nichterscheinen können Lücken in Ihrem Salonkalender verursachen, die für Sie nichts anderes als entgangene Einnahmen bedeuten. Mit Terminbestätigungen und -erinnerungen per SMS oder E-Mail können Sie diese Verluste leicht um bis zu 70 % reduzieren!

Wenn Sie Ihren Kunden Besuchserinnerungen schicken (z. B. 24 oder 48 Stunden vor dem Termin), können sie den Termin entweder bestätigen, absagen oder ganz einfach über Ihre Salon-App verschieben, was Ihnen die Möglichkeit gibt, das Zeitfenster mit anderen Kunden zu füllen.

Denken Sie auch an die Zeit, die Sie sparen können, wenn Sie Ihre Buchungen nicht mehr manuell mit E-Mails, Anrufen oder Textnachrichten von Kunde zu Kunde durch Ihr Empfangspersonal nachverfolgen.

5. Erstellen Sie eine Warteliste

Viele Friseursalons tun sich schwer damit, Termine zu vereinbaren, wenn ihr Geschäft bereits ausgebucht ist oder jemand eine Lücke hinterlässt, indem er in letzter Minute absagt, und dies ist eine Lösung.

Neben der Möglichkeit für Ihre Kunden, reguläre Termine online zu buchen, ist es eine gute Idee, ein System einzurichten, mit dem Kunden eine Dienstleistung buchen können, falls jemand in letzter Minute absagt oder Ihr Friseur eine freie Stelle hat.

Sie könnten dies zwar auf die altmodische Art und Weise mit Stift, Papier und einer Menge Telefonanrufe tun, aber das wird Ihren Kalender nicht optimieren und Ihnen nicht viel Zeit sparen.

Wenn Sie eine Absage erhalten oder einen Termin nicht wahrnehmen können, können Sie Ihren Kalender wieder auffüllen, indem Sie eine automatische Warteliste in Ihrer Friseur- oder Kosmetiksalon-Software einrichten, die den Kunden eine Nachricht sendet und ihnen die Möglichkeit bietet, schnell einen Termin in dem gerade frei gewordenen Zeitfenster zu buchen. Wenn sie nicht buchen, wird die nächste Person auf der Warteliste kontaktiert.

Auf diese Weise lässt sich der Schaden, den das Nichterscheinen von Kunden für Ihren Friseursalon bedeutet, erheblich verringern.

6. Planen Sie Pausen ein und Buchen Sie Ihre Ressourcen

Der reibungslose Betrieb Ihres Friseursalons ist das Verdienst Ihres engagierten Teams, das sich um die Zufriedenheit Ihrer Kunden bemüht.

Mit einer Software für die Salonplanung können Sie und Ihre Mitarbeiter ihre Zeitpläne verwalten und bei Bedarf zusätzliche Pausen, Freizeit, Krankheitsurlaub usw. einplanen, wobei die bereits für Ihre Kunden reservierte Zeit berücksichtigt wird.

Bei der Einrichtung Ihrer Dienstleistungen können Sie auch einige Zeit für Dinge wie Reinigung und Desinfektion oder die Überprüfung der Salonausrüstung einplanen.

Sie sollten auch darüber nachdenken, einige Ihrer Ressourcen automatisch buchen zu lassen, wenn sie für eine bestimmte Dienstleistung benötigt werden, z. B. einen Raum oder eine andere Salonausrüstung, um sicherzustellen, dass es keine Terminkonflikte oder Überraschungen gibt, die vor Ihren Kunden geklärt werden müssen.

Wir empfehlen Ihnen, unseren Beitrag zu lesen Komplette Friseursalon-Ausrüstungsliste.

7. Buchen Sie langsame Zeiten Vorrangig vor den Stoßzeiten

Um sicherzustellen, dass Sie keine Lücken in Ihrem Terminkalender haben, sollten Sie versuchen, Kunden in den ruhigeren Zeiten zuerst zu buchen.

Eine optimierte Friseur- und Spa-Software kann dies für Sie übernehmen und Ihnen dabei helfen, diese schwächeren Zeiten zu erkennen und zu verwalten, indem sie diese als "verfügbar" anzeigt, wenn Kunden online buchen. Auf diese Weise füllen Sie Ihren Kalender nach und nach mit Buchungen.

Außerdem können Sie Ihren Kalender nach und nach für Online-Buchungen öffnen, was für neue Friseursalons, die potenziellen Kunden keinen leeren Kalender zeigen wollen, sehr hilfreich ist.

8. Seien Sie effizienter mit Ihren Friseurdienstleistungen

Überlegen Sie, ob Sie kleinere Dienstleistungen wie Schneiden oder Trimmen bei längeren Terminen einplanen oder ob Sie zu diesen Zeiten Laufkundschaft annehmen. Auf diese Weise hat jeder Friseur Zeit, diese Aufträge zu erledigen, während er darauf wartet, dass ein Farbauftrag oder eine chemische Behandlung für einen anderen Kunden abgeschlossen ist.

Ein intelligenter Weg, Zeitfenster für die Bearbeitung zu verwalten, besteht darin, sie in Ihrer Software für Kosmetik- und Nagelstudios zu den Servicezeiten hinzuzufügen, so dass sie in Ihrem Kalender für andere Kunden gebucht werden können.

Wenn Sie sich für Ihr Dienstleistungsangebot entscheiden, sollten Sie Variationen einbeziehen, z. B. kurzes, mittleres oder langes Haar, die Unterscheidung zwischen Vollfarbe und Strähnchen, usw.

So können Sie die Zeit, die Ihre Kunden auf dem Behandlungsstuhl verbringen, besser einkalkulieren und Ihren Salonkalender besser ausnutzen.

9. Upselling von Zusatzleistungen Innerhalb der Dienstleistungen

Nicht jedem fällt es leicht, Kunden, die auf Ihrem Stuhl sitzen, zusätzliche Dienstleistungen zu verkaufen. Warum bieten Sie nicht die Möglichkeit, während der online-buchung der Hauptdienstleistung eine zusätzliche Dienstleistung hinzuzufügen?

So haben Ihre Kunden Zeit, sich die Vorteile der zusätzlichen Dienstleistung (z. B. eine Tiefenpflege) zu vergegenwärtigen, sehen den Preis im Voraus (keine unangenehmen Fragen zum Preis!) und sind eher bereit, ihre Dienstleistung zu erweitern. Auf diese Weise steigern Sie Ihre Salongewinne und sorgen dafür, dass Ihr Salonkalender besser gefüllt ist.

10. Führen Sie Stornierungs- und No-Show-Regelungen ein

Die meisten Unternehmen in der Schönheitsbranche haben eine Stornierungs- und No-Show-Politik eingeführt, um solche Fälle zu vermeiden. Sie geben dem Unternehmen, der Geschäftsleitung und den Kunden eine klare Vorstellung davon, was passiert, wenn Servicetermine in letzter Minute geändert oder abgesagt werden müssen.

Scheuen Sie sich nicht, eine Kreditkarte zu verlangen, um den Platz eines Kunden für komplexe Buchungen oder mehrere Dienstleistungen zu garantieren - Sie können Ihre Friseursoftware so einstellen, dass dies zum Zeitpunkt der Buchung geschieht. Sie können die Software auch so einstellen, dass die Kunden die Stornierungsbedingungen bei der Buchung sehen und ihnen zustimmen, um spätere Stornierungen und Verwirrung zu vermeiden.

11. Berücksichtigen Sie Laufkundschaft

Wenn sich Ihr Friseursalon in einem stark frequentierten Bereich befindet, sollten Sie für Laufkundschaft sorgen. Vielleicht möchten Sie ein System einrichten (z. B. Self-Check-in) oder einige Zeitfenster für diese Last-Minute-Kunden freilassen.

Wenn es sich um ein ständiges Phänomen handelt, sollten Sie vielleicht sogar einen zusätzlichen Mitarbeiter für die hektischsten Zeiten des Tages oder der Woche abstellen.

Denken Sie daran, dass Sie Ihren Laufkundschaft auch Selbstbedienung anbieten können. Legen Sie an der Rezeption einige QR-Codes bereit, die Ihre Laufkundschaft schnell einscannen kann, um zu prüfen, ob ein Termin frei ist, um ihn gleich zu buchen.

12. Halten Sie die Informationen und die Historie Ihrer Kunden auf dem Neuesten Stand

Wenn Sie Termin-erinnerungen verschicken wollen, müssen Sie die Kontaktinformationen aller Kunden auf dem neuesten Stand halten.

Friseursalons führen häufig auch Aufzeichnungen über die Marketing- und Kaufhistorie sowie darüber, welche Haardienstleistungen ihre Kunden erhalten haben.

Sie können diese Informationen in Ihr Friseurverwaltungssystem integrieren und Ihren Kalender durch das Versenden von Termin-Erinnerungen optimieren.

Wenn Sie die Kaufhistorie Ihrer Kunden an der Kasse einsehen können, können Sie ihnen auch Produkte anbieten, die sie bereits gekauft haben.

Die Friseure können damit auch die Details früherer Besuche oder Notizen neuer Kunden, die bei der online-buchung hinzugefügt wurden, überprüfen und entsprechend planen, um Zeit zu sparen.

13. Nutzen Sie Marketing-Tools

Sie können auch einige Ihrer Marketing-Aktivitäten automatisieren und die Salon und Spa-Software nutzen, um Werbe-SMS zu verschicken, automatisierte Marketing-Kampagnen durchzuführen, Geburtstags- oder Urlaubsgutscheine zu versenden oder Salon-Newsletter zu verschicken.

Ihre kassensystem friseur-Software kann auch automatische Dankesschreiben und Umfragen nach einem Termin versenden und das Kundenfeedback kuratieren, so dass Sie privat auf negative Bewertungen reagieren können, Ihre Kunden aber automatisch ermutigen, positive Bewertungen auf Google My Business oder in sozialen Medien zu teilen.

14. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter ihren Eigenen Zeitplan Verwalten

Es ist wichtig, Ihre Mitarbeiter einzubeziehen, angefangen bei der Einteilung der Schichten bis hin zur Kenntnis ihrer Eigenschaften, die sich auf den Zeitplan auswirken können. Das gilt für jedes Unternehmen und jede Branche, besonders aber für das Management in Friseursalons.

Menschenkenntnis ist ein wesentlicher Bestandteil eines guten Managements, und Sie können viel Zeit und Stress sparen (sowie wertvolles, kostenloses Feedback erhalten), wenn Sie sich mit Ihren Mitarbeitern im Schönheitssalon einig sind und gemeinsam an der Zeitplanung arbeiten.

Es ist viel einfacher, auf Planungskonflikte hinzuweisen und die Mitarbeiter dazu zu bringen, anderen Schichten zuzustimmen, wenn Sie die Planung als Gruppe vornehmen.

15. Planen Sie Ihr Personal nach dem Kundenaufkommen

Berücksichtigen Sie bei der Planung des Kalenders Ihres Personals immer die Tageszeit, den Wochentag und die Jahreszeit.

Sorgen Sie dafür, dass die geschäftigste Zeit des Tages vollständig abgedeckt ist, halten Sie die Pausen auf ein Minimum und gleichen Sie diese in der ruhigen Zeit aus, damit Sie niemanden überlasten.

Das Gleiche gilt für die Haupt- und Nebenzeiten, die im Voraus geplant und den Mitarbeitern mitgeteilt werden müssen.

16. Cross-Training für Ihr Personal

Eine wichtige betriebswirtschaftliche Strategie besteht darin, Friseurinnen und Friseure zu schulen, damit sie mehrere Aufgaben übernehmen können.

Die Aufgaben einer Empfangsdame können mit anderen Verwaltungsarbeiten wie der Bearbeitung von Zahlungen und der Aktualisierung der Online-Website und der sozialen Medien des Salons kombiniert werden, wenn sie nicht mit Buchungen beschäftigt sind.

In einem Friseursalon können die Online-Terminbuchung, der Empfang und die Reinigungsarbeiten sogar in die Aufgaben anderer Mitarbeiter integriert werden, vor allem während der Ausfallzeiten oder in der Freizeit. Eine Buchungssoftware kann Ihnen dabei helfen, diese ruhigeren Zeiten mit Hilfe Ihrer Kalender-App für Schönheits- und Nagelstudios zu erkennen und entsprechend weniger Personal einzusetzen.

17. Verwalten Sie Ihre Service-Routine Gut

Sie müssen dafür sorgen, dass Kundentermine pünktlich beginnen und enden.

Der erste Schritt ist, dass Sie pünktlich sind. Dann ist es wichtig, dass Sie die Zeit für die Erbringung Ihrer Friseurdienstleistungen gut planen. Nehmen Sie sich Zeit, nutzen Sie Ihre Erfahrung und bereiten Sie sich auf den Erfolg vor.

Achten Sie darauf, dass Sie nicht durch zu viele ungeplante Lücken oder Pausen einen Termin auf den anderen schieben. Wenn Ihre Kunden sehr spät dran sind, bieten Sie ihnen manchmal eine andere Dienstleistung an, die sich nicht auf Ihre nächsten Termine auswirkt.

18. Akzeptieren Sie Online-Zahlungen

Effiziente Kassensysteme sind in die Friseursoftware integriert und arbeiten zusammen, um Zeitverluste zu minimieren, so dass Sie sich auf Ihr Geschäft konzentrieren können.

POS-Systeme für Friseursalons beschleunigen den Kassiervorgang u. a. durch die Verwendung von Optionen, mit denen Kunden ihre Kartendaten speichern und schnell über die Salon-App bezahlen können, oder durch die Annahme von Online-Zahlungen für den vollen Preis zum Zeitpunkt der Buchung. Dies ist sowohl für Ihre Mitarbeiter als auch für Ihre Kunden sehr bequem.

Sie können auch Anzahlungen oder Vorauszahlungen verlangen oder Ihre Kunden auffordern, ihre Kreditkartendaten bei der online-buchung anzugeben und automatisch Gebühren für verspätete Stornierungen zu berechnen. Auf diese Weise wird eine Lücke im Friseurkalender, die durch eine Terminabsage in letzter Minute entsteht, Sie einen Umsatzverlust kosten.

19. Führen Sie Tägliche Terminüberprüfungen Durch

Nehmen Sie sich jeden Morgen und im Laufe des Tages etwas Zeit, um Ihren Friseurkalender zu überprüfen. Wenn Sie Ihren Terminplan und die Art der gebuchten Termine kennen, können Sie sich auf alles Unerwartete vorbereiten.

Es wird immer Fälle geben wie:

• Buchung eines Termins zu einer falschen Zeit für einen Friseur;
• Termine dauern länger als geplant;
• Kunden kommen zu spät oder verpassen den Termin;
• Buchungskonflikte;
• Kleine Lücken im Kalender, die gefüllt werden müssen usw.

Dies sind häufige Planungsrisiken, mit denen Sie in Ihrem Friseursalon konfrontiert werden, und der beste Weg, damit umzugehen, ist, sie so schnell wie möglich zu beseitigen.

Fazit

Es ist nicht einfach, einen gut ausgelasteten Friseursalon zu führen und die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter mit den Terminen der einzelnen Kunden in Einklang zu bringen. Wenn sich Ihr Terminplanungssystem wie ein Kartenhaus anfühlt, das Sie ständig ausbalancieren und anpassen müssen, dann sollten Sie den Einsatz einer Salonbuchungs-App in Betracht ziehen.

Zusammen mit den anderen Strategien, die wir erwähnt haben, kann eine Friseursalon-Kalendersoftware in Kombination mit ein wenig Planung viel von Ihrer wertvollen Zeit und der Ihres Teams freisetzen. Dann können Sie sich wieder dem widmen, was Sie am meisten lieben.